راههایی برای استفاده بهتر از زمان
تمرکز
یادگیری تمرکز یک عامل کاملا ضروری برای موفقیت است. منظور ما از تمرکز آن است که وقتی کاری را شروع میکنید، آن را ادامه دهید تا به پایان برسانید؛ مثلا اگر گزارشی را مینویسید در حین کار از جای خود برنخیزید، کار دیگری انجام ندهید، به تلفن جواب ندهید و تمامی چیزهای دیگر را فراموش کنید.
فرض کنید به شما اجازه بلند شدن از جایتان را نخواهند داد، مگر آنکه کار خود را به اتمام برسانید.
بخش مهمی از تمرکز تمرکز ذهنی است، سعی کنید فقط در مورد کاری که انجام میدهید فکر کنید، در مقابل این تمایل که در مورد چیزهای دیگر فکر کنید بایستید.
آمار نشان میدهد که اگر کاری با تمرکز انجام نشود معمولا 4 برابر زمان بیشتری را اشغال میکند؛ بنابرین با تمرکز میتوانید زمان انجام هر کار را به حداقل برسانید.
قبل از شروع هر کاری تمامی ابزار لازم برای آن کار را فراهم کنید تا در حین کار مجبور به ترک صندلی خود نباشید.
یکی از رایجترین اشتباهات در میان مدیران آن است که سعی میکنند چندین کار را به طور همزمان انجام دهند و این نه تنها سرعت انجام کارها را افزایش نمیدهد بلکه باعث بیشتر شدن زمان انجام کارها میشود.
پس عادت کنید که کاری را به طور کامل انجام دهید و سپس به دنبال کار دیگری بروید. با رعایت همین نکته ساده و یک ساعت کار با تمرکز کامل میتوانید زندگی خود را متحول کرده و خیلی سریعتر پیشرفت کنید.
انجام کارهای مشابه با هم
اگر در طول روز کارهای مشابه و تکراری دارید، تمامی آنها را جمع کنید و سپس آنها را با هم انجام دهید. اگر باید چندین تماس تلفنی بگیرید، تمامی آنها را پشت سر هم انجام دهید.
اگر باید چندین فاکتور صادر کنید تمامی فاکتورها را به طور متوالی صادر کنید. با تکرار کاری مشابه سرعت شما بیشتر میشود.
برای انجام کارهای مشابه به طور همزمان شاید لازم باشد تغییراتی در روال کاری شرکت بدهید، مثلا به مشتریان خود بگویید تمامی سفارشات فقط بین ساعات 3 الی 4 بعدازظهر ارسال خواهد شد.
تمیز بودن محیط کار
آمار نشان میدهد که تمیز بودن محیط کار، کارایی شخص را 40-20 درصد افزایش میدهد.
سعی کنید این عادت را در خود به وجود آورید که هیچ چیز بیمصرفی بر روی میز کار باقی نماند و پس از استفاده آن را به محل خود برگردانید.
وضعیت میز کار شما خیلی زود به صورت عادت در خواهد آمد، یعنی اگر سعی کنید همیشه تمیز باشد، پس از مدتی با ایجاد کمترین بینظمی احساس ناراحتی خواهید کرد و میز را جمع خواهید کرد و برعکس اگر میز کار شما مدت شلوغ و بینظم باشد به این وضعیت عادت خواهید کرد و شلوغی، شما را ناراحت نخواهد کرد.
پس سعی کنید به میز کار تمیز عادت کنید! هر مدیر به طور متوسط 150 ساعت را در سال با جستجو به دنبال کاغذها و مدارک گمشده تلف میکند. پس اگر منظم باشید میتوانید از این وقت با ارزش خود برای کارهای مفیدتر مثل یادگیری استفاده کنید.
بر روی تکههای کاغذ یادداشت نکنید و یک دفترچه برای چرکنویس تهیه کنید و تمامی نکاتی را که میخواهید یادداشت کنید، در آن بنویسید.
بعضی از افراد میگویند میز کارشان نامرتب است و هر چیزی را هم که بخواهند به راحتی پیدا میکنند. به این افراد باید بگوییم بهتر است حافظه خود را برای کارهای مفیدتر استفاده کنند.
یافتن قطعات بزرگ زمان
منظور ما از قطعات بزرگ زمان، 120-60 دقیقه زمان است که در بین آن هیچ وقفه و توقفی نباشد.
یافتن قطعات بزرگ زمان در محل کار بسیار مشکل است زیرا در بین کار تماسهای تلفنی و همکاران باعث میشوند نتوانید یک قطعه بزرگ زمانی داشته باشید. این قطعات بزرگ زمان معمولا صبحهای زود و شب دیر وقت در اختیار ما است. کار کردن در قطعات بزرگ زمان میتواند بازده شما را افزایش دهد.
یافتن قطعات بزرگ زمان در محل کار بسیار مشکل است زیرا در بین کار تماسهای تلفنی و همکاران باعث میشوند نتوانید یک قطعه بزرگ زمانی داشته باشید. این قطعات بزرگ زمان معمولا صبحهای زود و شب دیر وقت در اختیار ما است. کار کردن در قطعات بزرگ زمان میتواند بازده شما را افزایش دهد.
